Wenn Ihr Posteingang Sie nervös macht, versuchen Sie, gesunde Grenzen zu setzen, wann und wo Sie ihn überprüfen. Bildquelle: FG Trade/iStock/GettyImages
Es ist wahrscheinlich eines der ersten Dinge, die Sie tun, wenn Sie aufwachen und jede Nacht zu Ihren letzten Aufträgen gehören: Überprüfen Sie Ihre E-Mails. Und an dieser Stelle kann sogar der Klang Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen ausreichen, um Ihre Zähne zu knirschen.
Laut einer Umfrage von Superhuman und dem Marktforschungsunternehmen Wakefield Research vom April 2021 geben mehr als zwei Drittel der Telearbeiter an, dass sie lieber zur Arbeit pendeln würden, wenn dies bedeutet, dass sie weniger E-Mails und Benachrichtigungen erhalten.
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Die Umfrage ergab auch, dass 63 Prozent der Arbeitnehmer angeben, dass sie eher auf eine E-Mail von ihrem Chef oder Kollegen sofort antworten als auf eine SMS oder eine Direktnachricht von Familie oder Freunden.
Übersetzung: E-Mail ist eine ständige Präsenz in unserem Leben und stresst uns.
Wir können es möglicherweise nicht vollständig loswerden, aber es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um den Stress rund um E-Mails zu verringern. Hier ist wie:
1. Legen Sie einen Zeitplan fest
Es ist wirklich wichtig, die Anzahl der täglichen E-Mails zu reduzieren, sagt Marsha Brown, PhD, eine zugelassene Psychologin mit Schwerpunkt auf Stress und psychischem Gesundheitsmanagement. Sie sagt voraus, dass die meisten Leute ihren Posteingang etwa 20 bis 30 Mal am Tag überprüfen, aber sie empfiehlt, diese Zahl auf dreimal täglich zu reduzieren.
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„Drei ist eine willkürliche Zahl, aber Sie müssen nur irgendwo anfangen und die Anzahl der Abrufe Ihrer E-Mails begrenzen“, sagt Brown.
Planen Sie stattdessen bestimmte Tageszeiten ein, zu denen Sie E-Mails lesen und beantworten, z. B. 10 Uhr, 13 Uhr. und 16 Uhr zum Beispiel. Wenn Ihr Job erfordert, dass Sie Ihre E-Mails häufiger abrufen, können Sie mehr Zeiten für den Tag einplanen, aber der Schlüssel besteht darin, die Anzahl insgesamt zu verringern und sich zwischen diesen Check-in-Zeiten auf Nicht-E-Mail-Aufgaben zu konzentrieren.
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2. Benachrichtigungen begrenzen
Wenn Sie versucht sind, Ihre E-Mails zu überprüfen, sobald Sie Nachrichten erhalten, können Sie festlegen, dass Ihre Benachrichtigungen nur zu bestimmten Zeiten angezeigt werden. Dieser Ansatz wird als „Batching“ bezeichnet.
Apps wie Boomerang ermöglichen es Ihnen, E-Mails in Stapeln zu empfangen. Boomerang ist mit Gmail und Outlook kompatibel.
Brown ermutigt die Leute, noch einen Schritt weiter zu gehen und alle Benachrichtigungen auszuschalten, wenn sie damit einverstanden sind. „Wenn wir beim E-Mail-Check Grenzen setzen, brauchen Sie keine Benachrichtigungen“, sagt sie.
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Dies funktioniert jedoch möglicherweise nicht für jeden, bemerkt Kostadin Kushlev, PhD, ein Psychologieprofessor an der Georgetown University. In einer im Dezember 2019 durchgeführten Studie in Computers in Human Behavior stellten Kushlev und Kollegen fest, dass das Deaktivieren aller Benachrichtigungen bei vielen Menschen zu FOMO – der Angst, etwas zu verpassen – und einem höheren Maß an Angst führte.
Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, empfiehlt Kushlev, „Bitte nicht stören“ zu Ihrem Vorteil zu verwenden. „Bitte nicht stören ist viel intelligenter geworden“, sagt er, „Sie können ‚Bitte nicht stören‘ für einen bestimmten Zeitraum aktivieren. Es gibt [auch] eine Option, um es einzuschalten, während Sie sich an einem bestimmten Ort befinden. “
Wenn Sie beispielsweise zu einem nahegelegenen Café fahren, um eine Arbeit zu erledigen, können Sie Ihre „Bitte nicht stören“-Einstellung für diesen Ort aktivieren, sagt Kushlev.
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3. Vermeiden Sie das Abrufen von E-Mails außerhalb der Arbeitszeit
„Schauen Sie morgens nicht gleich nach dem Aufwachen in Ihre E-Mails“, sagt Brown. „Das bringt Sie im Grunde auf einen Weg für den ganzen Tag, nur gestresst zu sein und zu versuchen, Brände zu löschen.“
Brown schlägt vor, sich mindestens 30 Minuten oder sogar eine Stunde zu gönnen, bevor Sie morgens Ihre E-Mails checken. Sie glaubt, dass jeder Zeit braucht, um sich zu entspannen, bevor er sich mit Arbeitsproblemen befasst.
Dies gilt auch für den Posteingang vor dem Schlafengehen. „Am Ende des Tages, wenn Sie bereit sind, ins Bett zu gehen, möchten Sie, dass Ihr Geist sich beruhigt und sich auf den Schlaf vorbereitet. Aber wenn Sie E-Mails checken, geht Ihr Geist in den Problemlösungsmodus über.“ Braun sagt.
Wenn Sie sich auf die Arbeit konzentrieren, kann es sehr schwierig sein, auf andere Dinge wie Schlaf oder Familienzeit zu achten. Tatsächlich kann eine Benachrichtigung von einem Chef oder Kollegen Sie von der Zeit ablenken, die Sie mit Familie und Freunden teilen, sagt Kushlev.
4. Identifizieren Sie die Quelle Ihres Stresses
Indem Sie beim Senden und Empfangen von E-Mails feststellen, woher die Stressquelle kommt, können Sie eine Lösung finden, sagt Brown.
Um zu erkennen, was Sie stresst, schlägt sie vor, kleine Verhaltensänderungen zu bemerken. Hier sind laut Brown bestimmte verräterische Anzeichen, auf die Sie achten sollten:
- An den Fingernägeln kauen
- Spiel mit deinen Haaren
- zappelig sein
- Übelkeit
- Trockener Mund
Wenn Sie beim Senden von E-Mails an bestimmte Personen oder beim Senden bestimmter Arten von E-Mails eines dieser verräterischen Anzeichen erleben, kann es sein, dass Sie etwas an diesen Situationen stresst, sagt Brown.
Sobald Ihnen die Quelle klar wird, empfiehlt sie, eine Lösung zu finden, z. B. ein Gespräch mit jemandem in Ihrem Team zu führen oder Zeit zum Trennen zu finden.
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5. Entfernen Sie sich von Ihrem Computer
„Stellen Sie sicher, dass Sie mehrmals am Tag von Ihrem Computer wegkommen“, sagt Brown.
Brown hat eine Technik, die sie The Five-Minute Reset nennt. Um den Stress zu bewältigen, den die Arbeit verursachen kann, empfiehlt sie, sich mindestens fünf Minuten Zeit zu nehmen, um Ihren Arbeitsbereich zu verlassen, wenn Sie sich überfordert fühlen.
Einige Aktivitäten, die sie während eines fünfminütigen Resets vorschlägt, sind:
- Atemübungen
- Machen Sie sich eine Tasse Tee oder entkoffeinierten Kaffee
- Dehnung
- Sich mit Mal-Apps oder schnellen Telefonspielen wie Logikrätseln ablenken
- Hören Sie entspannende Musik oder eine Playlist mit positiver Stimmung mit Ihren Lieblingsliedern
6. Reagiere nicht, wenn du ängstlich oder wütend bist
Wenn beim Beantworten von E-Mails Wut oder Angst auftauchen, „könnten Sie am Ende etwas sagen, das Sie möglicherweise nicht meinen oder nicht in Ihrem besten Interesse sind“, sagt Brown, was möglicherweise zu mehr . führen kann Stress und Angst.
Warten Sie am besten ein oder zwei Stunden und prüfen Sie dann, wie Sie sich fühlen. Wenn Sie sich immer noch nicht ruhig fühlen, sagt Brown, Sie sollten bis zum nächsten Tag warten, um eine Antwort zu senden.
Ein weiterer Vorschlag von Brown: Wenn Sie beim perfekten Abtippen von E-Mails wirklich nervös sind oder nicht die richtigen Worte finden, bitten Sie stattdessen um einen Anruf.
7. Abmelden von E-Mail-Listen
„Wir alle haben die Erfahrung gemacht, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse einem Unternehmen oder einer Organisation geben und plötzlich eine Reihe verschiedener Listen abonniert haben“, sagt Brown. „Das kann wirklich überwältigend sein, weil es Ihre E-Mails verstopft. Es raubt auch Ihren Fokus von den Dingen, auf die Sie sich konzentrieren sollten.“
Wenn das manuelle Abmelden von Mailinglisten zu zeitaufwändig ist, gibt es verschiedene Apps, die dies für Sie erledigen. Clean Email ist eine App, die in Ihrem Namen Abmeldeanfragen sendet. Wenn eine Mailingliste der Anfrage nicht nachkommt, blockiert die App sie für Sie. Es ist mit Webbrowsern sowie Apple- und Android-Geräten kompatibel und funktioniert für alle Plattformen, einschließlich Gmail, Yahoo! Mail, Outlook und Office 365.
Gmail Unsubscribe ist ein kostenloses Plugin, das Ihrem Google Chrome-Browser hinzugefügt werden kann und sich automatisch von Mailinglisten abmeldet. Nach der Abmeldung erstellt es ein Google Sheet-Dokument, das auflistet, was abgemeldet wurde, nur für den Fall, dass etwas rückgängig gemacht werden muss.
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